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IF函数似乎是每个使用Excel的人都必须掌握的函数了,如果连IF函数都不会,真的不好意思说自己会用Excel呢。

不过从平时群里的提问来看,关于IF函数的用法,确实还存在着一些小问题,今天就再来说说IF函数的本质和多个IF嵌套时需要注意的问题吧。

IF函数的本质

在实际使用中,往往需要根据某个判断或者比较得到不同结果,例如:当成绩大于或等于60分时,结果为及格,当成绩小于60分时,结果为不及格。通过比较运算或者判断可以得到一个逻辑值(详见手册第2课),IF函数的功能就是根据逻辑值来得到不同的结果。

IF函数需要三个参数,完整的格式为:

=IF(要判断的条件,条件成立时显示的内容,条件不成立时显示的内容)。

第一参数可以是逻辑值或者是数字,当数字为0时,视为FALSE,当数字非零时,视作TRUE;

第二个和第三个参数可以是任意内容,常量或者公式,当第一个参数为TRUE时,IF得到第二个参数的内容,否则得到第三个参数的内容,如图所示。

IF函数的本质是按照第一参数设置的条件对数据进行分类。

例如想得到两种结果,及格或不及格,就需要把数据分成两部分,条件可以是A2>=60,也可以是A2<60。

条件不相同时,公式也要做对应的调整,上图中的公式也可以写成:=IF(A2<60,”不及格”,”及格”),如下图所示。

公式=IF(A2<60,”不及格”,IF(A2<85,”及格”,”优秀”))

与公式=IF(A2<60,”不及格”,if(a2>=85,”优秀”,”及格”))都可以达到同样的结果,但后面一个公式看上去总是感觉有点别扭,因为使用了不同的比较运算符,同时返回的三种结果不是按顺序排列的。

在使用多个IF进行嵌套时,尽量使用相同的比较方式,结果也按照升序或者降序排列是一种很好的习惯。

公式=IF(A2>=60,”及格”,IF(A2>=85,”优秀”,”不及格”))表面看上去没什么问题,但是结果总是无法得到“优秀”,如图所示。

这种错误是使用IF嵌套时很容易发生的,原因在于当条件是A2>=60的时候,数据被分成两组,大于或等于60的都是第二参数,小于60的都是第三参数。在这个公式中,第三参数才去判断是否大于或等于90,显然不会有满足条件的结果,所以不可能出现优秀。

这是常犯的一种逻辑顺序错误,可以遵循规律避免错误:用大于号时条件降序,用小于号时条件升序。意思是使用“>”或“>=”比较时,条件按85→60递减的顺序;使用“<”或“<=”比较时,条件按60→85递增的顺序。

提示:使用多层IF嵌套时,要求有非常清晰的逻辑,此时往往需要转换思路,用其他函数取代多个IF嵌套的公式,后文在介绍相关函数时会有对应的案例。